Privacy en AVG

Als vereniging ben je verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van je leden. Ledenspot helpt je daarbij.

Wat Ledenspot regelt

• Toegang op basis van rol: alleen wie het nodig heeft ziet persoonsgegevens.
• Logboek: inzage, wijzigingen, exports en verwijderingen worden vastgelegd (wie, wat, wanneer). Zie Beheer → Privacy (AVG) → Logboek.
• Toestemmingen: per lid leg je toestemming voor foto's en mailingen vast, met datum. Elke mailing heeft een afmeldlink.
• Inzage en dataportabiliteit: leden downloaden zelf al hun gegevens via Mijn gegevens.
• Recht op vergetelheid: met Anonimiseren wis je persoonsgegevens, terwijl de financiële historie (7 jaar fiscale bewaarplicht) anoniem blijft.
• Bewaartermijn: het tabblad Bewaartermijn toont opgezegde leden die langer dan de ingestelde termijn weg zijn.
• Afgeschermde bestanden: foto's, bonnen en diplomascans zijn alleen bereikbaar na inloggen.

Wat jij nog moet doen

• Pas de privacyverklaring aan onder Beheer → Instellingen.
• Je sluit met Ledenspot automatisch een verwerkersovereenkomst bij aanmelden.
• Leg alleen gegevens vast die je echt nodig hebt. Noteer geen gezondheidsgegevens in de notities zonder grondslag.
• Controleer regelmatig de bewaartermijn en wie toegang heeft.